Datenschutzhinweise

1. Datenschutzhinweise

Die RefinemySite GmbH (im Folgenden „RefinemySite.ai“, „RmS“ bzw. „Wir“ oder „Uns“) freut sich über Ihren Besuch unserer Internetseiten sowie Mobil-Applikationen (zusammen auch „Online-Angebot“) und über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten.

2. RefinemySite.ai respektiert Ihre Privatsphäre

Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns wichtige Anliegen, die wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die bei Ihrem Besuch unserer Online-Angebote erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Datenschutz und Informationssicherheit sind Bestandteil unserer Unternehmenspolitik.

3. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die RefinemySite GmbH, Luftschifferstraße 3, 69307 Mannheim, contact@RefinemySite.ai.

4. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

4.1 Verarbeitete Datenkategorien

Es werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

•   Kommunikationsdaten (z. B. Name, Telefon, E-Mail, Anschrift, IP-Adresse)
•   Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt-bzw. Vertragsinteresse)
•   Kundenhistorie
•   ggf. Vertragsabrechnung – und Zahlungsdaten
•   Planungs- und Steuerungsdaten
•   Transaktionsdaten

4.2 Grundsätze

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also beispielsweise Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten, die Ausdruck der Identität einer Person sind.

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten (inklusive IP-Adressen) nur dann, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage gegeben ist oder Sie uns diesbezüglich, z. B. im Rahmen einer Registrierung, Ihre Einwilligung erteilt haben.

4.3 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir und von uns beauftragte Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Verarbeitungszwecke:

• Bereitstellung dieses Online-Angebots, mit der Möglichkeit, sich mit anderen Mitgliedern auszutauschen und Bildmaterial der Gewerke auszutauschen.

(Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung)

• Um Analyse und Optimierung zu ermöglichen, werden Daten aus allen Projekten anonymisiert gesammelt und für KPIs, Analysen, Statistiken sowie zur Entwicklung und Verbesserung von generellen Funktionen sowie KI-gestützten Funktionen der Anwendungen genutzt. Anonymisierung bedeutet, dass sämtliche personenbezogenen Identifikationsmerkmale vor der Nutzung für Auswertungen entfernt werden, sodass eine Rückverfolgung auf individuelle Nutzer nicht möglich ist.

(Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung)

• Zur Ermittlung von Störungen und aus Sicherheitsgründen

(Rechtsgrundlagen: Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen im Bereich Datensicherheit und berechtigtes Interesse an der Beseitigung von Störungen und der Sicherheit unserer Angebote).

• Wahrung und Verteidigung unserer Rechte

(Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse unsererseits an Geltendmachung und Verteidigung unserer Rechte).

4.4. Registrierung

Um erweitere Funktionalitäten zu nutzen, ist eine Registrierung in unseren Online-Angeboten erforderlich. Im folgenden erhalten Sie mehr Informationen zum Registrierungs- und Anmeldeprozess.

Dieser gliedert sich wie folgt:

4.4.1 Azure B2C – eine der Anmeldeoptionen bereitgestellt von Microsoft Azure.

4.4.2 Social Sign In – eine der Anmeldeoption bereitgestellt durch den jeweiligen Anbieter, bspw. Apple oder Google

4.5 Log-Dateien

Bei jeder Nutzung des Internets werden von Ihrem Internet-Browser automatisch bestimmte Informationen übermittelt und von uns in sogenannten Log-Dateien gespeichert.

Die Log-Dateien werden von uns zur Ermittlung von Störungen und Sicherheitsgründen (z. B. zur Aufklärung von Angriffsversuchen) für die Dauer von 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Log-Dateien, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind von der Löschung bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls ausgenommen und können im Einzelfall an Ermittlungsbehörden weitergegeben werden.

In den Log-Dateien werden folgende Informationen gespeichert:

–   IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) des Endgeräts, von dem aus auf das Online-Angebot zugegriffen wird;
–   Internetadresse der Website, von der aus das Online-Angebot aufgerufen wurde (sog. Herkunfts- oder Referrer-URL);
–   Name des Service-Providers, über den der Zugriff auf das Online-Angebot erfolgt;
–   Name der abgerufenen Dateien bzw. Informationen;
–   Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Abrufs;
–   übertragene Datenmenge;
–   Betriebssystem und Informationen zum verwendeten Internet-Browser einschließlich installierter Add-Ons (z. B. für den Flash Player);
–   http-Status-Code (z. B. "Anfrage erfolgreich" oder "angeforderte Datei nicht gefunden").

4.6 Kinder

Dieses Online-Angebot richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.

4.7 Weitergabe von Daten an andere Verantwortliche

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an andere Verantwortliche übermittelt, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Ihre Einwilligung hierfür vorliegt. Einzelheiten zu den Rechtsgrundlagen und den Empfängern bzw. den Kategorien von Empfängern finden Sie im Abschnitt Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen. Darüber hinaus können Daten an andere Verantwortliche übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche bzw. gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sein sollten.

4.7.1 Dienstleister (allgemein)

Wir beauftragen externe Dienstleister mit Aufgaben wie Programmierung und Datenhosting. Wir haben diese Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überwachen sie regelmäßig, insbesondere ihren sorgsamen Umgang mit und die Absicherung der bei ihnen gespeicherten Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet.

4.8 Dauer der Speicherung; Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich solange, wie dies zur Erbringung unseres Online-Angebots und der damit verbundenen Services erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben (z. B. können wir auch nach Erfüllung eines Vertrages noch ein berechtigtes Interesse an postalischem Marketing haben). Danach löschen wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen (z. B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z. B. Verträge und Rechnungen für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

5. Verwendung unserer mobilen Applikationen

Wir stellen Ihnen neben unserem Online-Angebot mobile Applikationen ("Apps") zur Verfügung, die Sie auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen können. Über die auf Webseiten erhobenen Daten hinaus erheben wir über unsere Apps weitere personenbezogene Daten, die sich spezifisch aus der Verwendung eines mobilen Endgerätes ergeben. Dies geschieht jedoch nur, wenn Sie uns hierzu jeweils Ihre Einwilligung erteilt haben.

5.1 Datenverarbeitung durch Betreiber von App Stores

Keine Datenerhebung unsererseits und außerhalb unseres Verantwortungsbereichs ist die Übertragung von Daten wie Nutzername, E-Mail-Adresse und individuelle Gerätekennziffer an einen App Store (z. B. Google Play von Google, App Store von Apple, Galaxy App Store von Samsung) beim Herunterladen der jeweiligen Applikation. Auf diese Datenerhebung und die weitere Verarbeitung durch den App Store als Verantwortlichen haben wir keinen Einfluss.

6. Verwendung von Cookies

Im Rahmen der Bereitstellung unseres Online-Angebots können Cookies und Tracking-Mechanismen zum Einsatz kommen. Cookies sind kleine Textdateien, die bei dem Besuch eines Online-Angebots auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können.

Tracking ist unter Einsatz verschiedener Technologien möglich. Wir verarbeiten Informationen insbesondere im Rahmen der Pixel-Technologie bzw. der Logdatei-Analyse.

6.1 Kategorien

Wir unterscheiden zwischen Cookies, die für die technischen Funktionen des Online-Angebots zwingend erforderlich sind und solchen Cookies und Tracking-Mechanismen, die für die technische Funktion der Online-Angebote nicht zwingend erforderlich sind.

Die Nutzung des Online-Angebots ist generell ohne Cookies, die nicht technischen Zwecken dienen, möglich.

6.1.1 Technisch notwendige Cookies

Unter technisch notwendigen Cookies verstehen wir Cookies, ohne die die technische Bereitstellung des

Online-Angebots nicht gewährleistet werden kann. Hierunter fallen z.B. Cookies, die Daten speichern, um die störungsfreie Wiedergabe von Video- bzw. Audioinhalten zu gewährleisten.

Diese Cookies werden nach Ende Ihres Besuches gelöscht.

6.1.2 Technisch nicht notwendige Cookies und Tracking-Mechanismen

Diese Cookies und Tracking-Mechanismen verwenden wir nur, wenn Sie uns vorher jeweils Ihre Einwilligung erklärt haben. Ausnahme davon ist das Cookie, welches den aktuellen Status Ihrer Privatsphäreeinstellung speichert (Auswahl-Cookie). Dieses wird aufgrund berechtigten Interesses gesetzt.

Wir teilen diese Cookies und Tracking-Mechanismen in zwei Unterkategorien ein:

6.2 Komfort-Cookies

Diese Cookies erleichtern die Bedienung und ermöglichen so ein komfortableres Surfen auf unserem Online-Angebot, z.B. können in diesen Cookies ihre Spracheinstellungen hinterlegt werden.

6.3 Marketing-Cookies und Tracking-Mechanismen

Allgemein

Der Einsatz von Marketing-Cookies und Tracking-Mechanismen ermöglicht es uns und unseren Partnern Ihnen interessenbasierte Angebote anzuzeigen, die auf einer Analyse Ihres Nutzungsverhaltens basieren:

- Statistik:

Durch Einsatz von Statistik-Tools messen wir z.B. die Anzahl Ihrer Seitenaufrufe.

- Conversion Tracking:

Unsere Conversion Tracking-Partner setzen ein Cookie auf Ihren Rechner („Conversion Cookie“), sofern Sie über eine Anzeige des betreffenden Partners auf unsere Webseite gelangt sind. Diese Cookies verlieren in der Regel nach 30 Tagen ihre Gültigkeit. Besuchen Sie bestimmte Seiten von uns und ist das Cookie noch nicht abgelaufen, können wir und der jeweilige Conversion Tracking-Partner erkennen, dass ein bestimmter Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und so zu unserer Seite weitergeleitet wurde. Dies kann auch geräteübergreifend erfolgen. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken zu erstellen und die Gesamtzahl der Nutzer zu erfassen, die auf die betreffende Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden.

- Retargeting:

Diese Tools erstellen mithilfe von Werbe-Cookies bzw. Werbe-Cookies Dritter, sogenannten Web Beacons (unsichtbare Grafiken, die auch Pixel oder Zählpixel genannten werden) oder vergleichbaren Technologien Nutzungsprofile. Diese dienen der interessenbasierten Werbung sowie der Steuerung der Häufigkeit, mit welcher der Nutzer bestimmte Anzeigen sieht. Verantwortlicher für die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit den Tools ist der jeweilige Anbieter. Die Anbieter der Tools geben Informationen zu den vorstehend benannten Zwecken ggf. auch an Dritte weiter. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Bitte beachten Sie, dass beim Einsatz der Tools gegebenenfalls eine Übermittlung Ihrer Daten an Empfänger außerhalb des EWR erfolgen kann, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß der DSGVO existiert (z.B. USA). Einzelheiten hierzu finden Sie bei der folgenden Beschreibung der einzelnen Marketing-Tools.

6.4 Verwaltung von Cookies und Tracking-Mechanismen

Im Browser und/oder in unseren Privatssphäreeinstellungen können Sie Ihre Cookie- und Tracking-Mechanismen-Einstellungen verwalten:
Hinweis: Die von Ihnen getätigten Einstellungen beziehen sich jeweils nur auf den verwendeten Browser.

6.4.1 Ausschalten sämtlicher Cookies

Wenn Sie sämtliche Cookies ausschalten möchten, dann gehen Sie bitte in Ihre Browser-Einstellungen und deaktivieren das Setzen von Cookies. Bitte beachten Sie, dass hierdurch die Funktionalität der Webseite beeinträchtigt werden kann.

6.4.2 Verwaltung Ihrer Einstellungen bezüglich technisch nicht notwendiger Cookies und Tracking-Mechanismen

Wenn Sie mobile App besuchen, werden Sie in einem Cookie-Layer gefragt, ob Sie uns für die Verwendung von Komfort-Cookies und Marketing-Cookies bzw. Tracking-Mechanismen Ihre jeweilige Einwilligung erteilen.

In unseren Privatsphäreeinstellungen können Sie bereits erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder uns auch Ihre Einwilligung zu einem späteren Zeitpunkt erteilen.

7. Externe Links

Unser Online-Angebot kann Links zu Internetseiten Dritte, mit uns nicht verbundener Anbieter, enthalten. Nach Anklicken des Links haben wir keinen Einfluss mehr auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung etwaiger mit dem Anklicken des Links an den Dritten übertragener, personenbezogener Daten (wie zum Beispiel die IP-Adresse oder die URL der Seite, auf der sich der Link befindet), da das Verhalten Dritter naturgemäß unserer Kontrolle entzogen ist. Für die Verarbeitung derartiger personenbezogener Daten durch Dritte übernehmen wir keine Verantwortung.

8. Sicherheit

Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzgesetze verpflichtet. Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre durch uns verwalteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

9. Rechte der Nutzer

Bitte nutzen Sie zur Geltendmachung Ihrer Rechte die Angaben im Abschnitt Kontakt. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Informations- und Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten zu erhalten. Hierzu können Sie ein Recht auf Auskunft in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, geltend machen.

Berichtigungs- und Löschungsrecht

Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten verlangen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie die Vervollständigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen.

Dies gilt nicht für Daten, die für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke erforderlich sind oder der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Soweit der Zugriff auf solche Daten nicht benötigt wird, wird deren Verarbeitung aber eingeschränkt (siehe nachfolgend).

Einschränkung der Verarbeitung

Sie können von uns - soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind - verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenportabilität

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie verlangen, Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt zu erhalten bzw. - soweit technisch machbar -, dass die Daten einem Dritten übermittelt werden.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“
Zudem haben Sie das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Wir werden dann die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihren Rechten überwiegen.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Dies ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
DEUTSCHLAND

Postanschrift:

Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
DEUTSCHLAND
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

11. Änderung des Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises.

12. Kontakt

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten möchten, erreichen Sie uns unter der im Abschnitt "Verantwortlicher" angegebenen Anschrift oder E-Mail.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte verwenden Sie die im Abschnitt "Verantwortlicher" angegebenen Anschrift oder E-Mail.

Für die Meldung von Datenschutzvorfällen verwenden Sie die im Abschnitt "Verantwortlicher" angegebenen Anschrift oder E-Mail.

Für Anregungen und Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten empfehlen wir, dass Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter

Luftschifferstraße 3

69307 Mannheim

Oder

Mailto: contact@RefinemySite.ai

Stand: Dezember 2024